Premessa
Il tema degli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili è ormai centrale nella gestione dell’impresa.
Non si tratta soltanto di un obbligo previsto dalla normativa societaria e dal Codice della Crisi d’Impresa, ma di un presidio di governo aziendale. Un’impresa dotata di assetti adeguati è, infatti, un’impresa che dispone di ruoli chiari, informazioni attendibili, procedure interne proporzionate e strumenti minimi per monitorare il proprio equilibrio economico, patrimoniale e finanziario.
In altri termini, gli adeguati assetti non dovrebbero essere considerati un adempimento formale. Dovrebbero aiutare l’imprenditore e gli amministratori a rispondere a una domanda molto concreta: l’impresa è in grado di accorgersi per tempo se qualcosa non sta funzionando?
Perché una versione light?
Per agevolare una prima riflessione interna, POLARIS – Avvocati e Commercialisti mette a disposizione una check-list light in formato Excel dedicata agli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili.
Si tratta di uno strumento preliminare, pensato per offrire all’imprenditore, agli amministratori e alle funzioni interne una prima traccia di autovalutazione. La finalità non è certificare l’adeguatezza degli assetti, né sostituire un’analisi professionale completa, ma aiutare l’impresa a individuare alcune possibili aree di attenzione.
La versione light consente quindi di avviare un primo screening interno, utile soprattutto quando l’impresa non ha ancora formalizzato un percorso strutturato di verifica dei propri presidi organizzativi, amministrativi e contabili.
Cosa significa verificare gli assetti
La verifica degli assetti non riguarda solo la contabilità.
Un sistema contabile correttamente tenuto è certamente essenziale, ma da solo non è sufficiente. Gli assetti adeguati riguardano anche l’organizzazione interna, la distribuzione delle responsabilità, la qualità dei flussi informativi, la capacità di pianificazione, il monitoraggio dei dati aziendali e la tempestiva rilevazione di eventuali segnali di squilibrio.
Per questo una valutazione dovrebbe considerare almeno tre dimensioni.
La prima è quella organizzativa: ruoli, deleghe, responsabilità, procedure interne, separazione delle funzioni, presidi decisionali e documentazione dei processi rilevanti.
La seconda è quella amministrativa: sistemi di reporting, controllo di gestione, budget, analisi degli scostamenti, monitoraggio di clienti, fornitori, magazzino, investimenti e marginalità.
La terza è quella contabile e finanziaria: attendibilità dei dati, tempestività delle registrazioni, monitoraggio della tesoreria, sostenibilità del debito, verifica della continuità aziendale e capacità di intercettare tensioni finanziarie prima che diventino critiche.
Il ruolo degli amministratori
Per gli amministratori, gli adeguati assetti assumono anche una rilevanza in termini di corretta gestione societaria.
L’organo amministrativo è chiamato a dotarsi di strumenti proporzionati alla natura e alle dimensioni dell’impresa, idonei a rilevare tempestivamente eventuali situazioni di crisi e a consentire l’assunzione senza indugio delle iniziative necessarie.
Questo non significa che ogni impresa debba adottare modelli complessi o strutture sovradimensionate. Significa, però, che anche una PMI deve essere in grado di disporre di informazioni aggiornate e leggibili, soprattutto in relazione alla liquidità prospettica, alla sostenibilità dei debiti, alla marginalità e alla continuità aziendale.
Un’impresa che non monitora i propri flussi di cassa, non conosce la composizione degli scaduti, non analizza l’andamento dei margini o non dispone di una reportistica periodica rischia di accorgersi delle difficoltà quando il margine di manovra è già ridotto.
Gli assetti servono proprio a evitare questo ritardo informativo.
La check-list light messa a disposizione da POLARIS
La check-list light predisposta da POLARIS è uno strumento operativo di primo livello.
Il file contiene un set sintetico di quesiti preliminari, organizzati per aree di analisi, con una valutazione semplificata dello stato dei principali presidi aziendali.
La check-list consente di formulare riflessioni, tra gli altri, sui seguenti profili:
- chiarezza della struttura organizzativa;
- attribuzione di ruoli e responsabilità;
- esistenza di procedure interne essenziali;
- qualità del sistema amministrativo e contabile;
- presenza di report periodici;
- monitoraggio di ricavi, margini e scostamenti;
- controllo di crediti, debiti e scaduti;
- monitoraggio della liquidità;
- verifica della sostenibilità finanziaria;
- capacità di individuare segnali di crisi.
Il file include anche un cruscotto sintetico e uno spazio dedicato alle possibili azioni da valutare successivamente.
SCARICA LA CHECK-LIST LIGHT EXCEL –> Checklist_adeguati_assetti_Polaris_LIGHT
Come utilizzare il file
La check-list light può essere utilizzata come primo strumento interno di autovalutazione.
È consigliabile compilarla coinvolgendo le persone che, all’interno dell’impresa, conoscono effettivamente i processi amministrativi, contabili, finanziari e organizzativi. La compilazione dovrebbe essere il più possibile realistica: sovrastimare i presidi esistenti riduce l’utilità dello strumento.
Il risultato non deve essere letto in modo meccanico. Un esito critico in una determinata area non indica necessariamente una situazione di crisi, ma segnala l’opportunità di un approfondimento. Allo stesso modo, un risultato complessivamente positivo non esclude la necessità di verifiche più specifiche, soprattutto in presenza di tensioni finanziarie, riduzione dei margini, difficoltà di incasso o incremento dell’indebitamento.
Il valore dello strumento sta nella sua capacità di rendere visibili aspetti che, nella gestione quotidiana, possono restare impliciti o non adeguatamente presidiati.
Dalla versione light alla valutazione estesa
La check-list light rappresenta solo un primo passaggio.
Una verifica completa degli adeguati assetti richiede un’analisi più approfondita della struttura dell’impresa, dei flussi informativi, della reportistica, della pianificazione economico-finanziaria, della tesoreria, della sostenibilità del debito e dei principali indicatori di continuità aziendale.
Per questo POLARIS mette a disposizione, su richiesta, un percorso di analisi più esteso, calibrato sulle caratteristiche dell’impresa e finalizzato a individuare criticità, priorità di intervento e possibili azioni correttive.
Le imprese interessate ad approfondire il tema o a richiedere una valutazione più articolata possono contattare lo Studio tramite il form di contatto presente sul sito o via email info@polarismodena.com.
Conclusioni
Gli adeguati assetti non sono un modello standard da applicare indistintamente a tutte le imprese. Devono essere proporzionati alla dimensione, alla struttura e alla complessità dell’attività svolta.
Tuttavia, ogni impresa dovrebbe interrogarsi periodicamente sulla qualità dei propri presidi organizzativi, amministrativi e contabili.
La check-list light messa a disposizione da POLARIS nasce con questa finalità: offrire uno strumento preliminare di autovalutazione, utile a individuare prime aree di attenzione e possibili spunti di miglioramento.
POLARIS – Avvocati e Commercialisti affianca imprese, soci e amministratori nell’analisi degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili, nella pianificazione economico-finanziaria e nella gestione delle situazioni di tensione o crisi d’impresa, con un approccio integrato tra competenze legali e aziendali.
Disclaimer
La check-list light è fornita come strumento operativo preliminare di supporto e non costituisce attestazione, certificazione o valutazione professionale dell’adeguatezza degli assetti dell’impresa. L’utilizzo del file non sostituisce l’analisi del caso concreto, che deve essere svolta tenendo conto della dimensione aziendale, del settore di attività, della struttura organizzativa, della situazione economico-finanziaria e delle specifiche circostanze dell’impresa.
Il file è destinato esclusivamente a finalità informative e di autovalutazione interna. Non è autorizzata la modifica, rielaborazione, distribuzione o utilizzazione commerciale dello strumento da parte di terzi.