Quaderni POLARIS – Contratti d’impresa
Nel primo contributo dedicato ai contratti con template o strumenti di intelligenza artificiale abbiamo evidenziato un punto centrale: il problema non è partire da una bozza, da un modello o da un testo generato con supporti digitali.
Il problema nasce quando quella bozza viene considerata sufficiente solo perché appare formalmente ordinata.
Un contratto, infatti, non è soltanto un documento ben scritto. È uno strumento di gestione del rischio: deve distribuire obblighi, responsabilità, tempi, rimedi e conseguenze economiche in funzione del rapporto concreto.
Questa considerazione vale in modo particolare per gli accordi di riservatezza, spesso indicati con l’acronimo NDA.
Nella pratica, NDA e clausole di riservatezza vengono frequentemente trattati come formule standard: poche righe inserite in un contratto, un fac-simile scaricato, una clausola recuperata da una bozza precedente o un testo predisposto rapidamente prima di una trattativa.
Ma la riservatezza non è una formula di stile.
È uno strumento di protezione del patrimonio informativo dell’impresa.
Perché gli NDA vengono sottovalutati
Le informazioni aziendali vengono spesso condivise in momenti in cui il rapporto tra le parti sembra collaborativo.
Un potenziale fornitore deve valutare un progetto.
Un consulente deve analizzare documenti interni.
Un designer esterno deve sviluppare un nuovo prodotto.
Un distributore deve conoscere listini, marginalità e strategia commerciale.
Un investitore o un potenziale acquirente chiede dati economici, contratti, clienti e informazioni operative.
In queste fasi, l’attenzione principale è normalmente rivolta all’operazione: chiudere una trattativa, avviare una collaborazione, sviluppare un prodotto, ricevere un’offerta, accelerare una negoziazione.
La tutela delle informazioni viene spesso percepita come un passaggio accessorio.
Il rischio, però, emerge dopo.
Quando il rapporto non si conclude.
O il fornitore utilizza informazioni ricevute per altri clienti.
O un ex collaboratore conserva documenti, file o dati aziendali.
O un potenziale partner conosce il progetto, ma decide di procedere autonomamente.
O informazioni commerciali o tecniche iniziano a circolare fuori dal perimetro previsto.
È in quel momento che la clausola di riservatezza viene letta davvero.
Ed è in quel momento che si capisce se era stata costruita per il caso concreto oppure solo inserita per dare al contratto un’apparenza di completezza.
Il primo errore: definire male le informazioni riservate
Molte clausole di riservatezza si limitano a prevedere che le parti si impegnano a non divulgare le informazioni ricevute.
La formula può sembrare corretta, ma non sempre basta.
La prima domanda dovrebbe essere più concreta: quali informazioni devono essere protette?
In un rapporto commerciale possono essere riservati listini, condizioni economiche, nominativi di clienti, marginalità, strategie di vendita, dati sui fornitori, piani di sviluppo o documenti amministrativi.
In una collaborazione tecnica possono essere riservati disegni, prototipi, file sorgente, specifiche di prodotto, materiali, formule, test, procedure di lavorazione o soluzioni produttive.
In una trattativa societaria possono essere riservati bilanci, dati contabili, informazioni su dipendenti, contratti, contenziosi, rapporti bancari, passività potenziali e dati industriali.
Se la clausola non individua correttamente il tipo di informazioni coinvolte, il suo perimetro può risultare incerto proprio nel momento in cui occorre farla valere.
Non sempre è necessario elencare ogni documento in modo analitico. Ma è opportuno che il contratto rifletta la natura del rapporto e il tipo di patrimonio informativo che l’impresa sta esponendo.
Il secondo errore: non disciplinare l’uso consentito
La riservatezza non riguarda solo il divieto di divulgare informazioni a terzi.
Riguarda anche il modo in cui quelle informazioni possono essere utilizzate.
Un fornitore che riceve un disegno tecnico può usarlo solo per formulare un preventivo? Può conservarlo? Può trasmetterlo a subfornitori? Può utilizzarlo per produrre campioni? Può archiviarlo dopo la fine della trattativa?
Un consulente può condividere i documenti con collaboratori interni? Un distributore può utilizzare i dati commerciali per contattare direttamente clienti o partner? Un potenziale acquirente può usare le informazioni ricevute se l’operazione non si conclude?
Una clausola efficace dovrebbe chiarire che le informazioni possono essere utilizzate solo per la finalità per cui sono state comunicate.
Questo passaggio è spesso più importante del generico obbligo di non divulgazione.
Per l’impresa, infatti, il problema non è soltanto che l’informazione venga resa pubblica. Il problema può essere anche che venga usata per uno scopo diverso da quello concordato.
Il terzo errore: dimenticare chi può accedere alle informazioni
In molte operazioni, la controparte non agisce da sola.
Può coinvolgere dipendenti, collaboratori, consulenti, società del gruppo, subfornitori, tecnici esterni, commercialisti, legali, banche o potenziali finanziatori.
Se l’NDA non disciplina chi può accedere alle informazioni e a quali condizioni, il perimetro della riservatezza può allargarsi in modo non controllato.
È opportuno prevedere che le informazioni siano accessibili solo ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità per la finalità pattuita e che tali soggetti siano a loro volta vincolati da obblighi di riservatezza adeguati.
Questo è particolarmente rilevante nei rapporti di filiera, nelle attività di sviluppo prodotto, nelle operazioni straordinarie e nei rapporti con consulenti o partner tecnici.
Il quarto errore: non prevedere cosa accade alla fine del rapporto
Un altro punto spesso trascurato riguarda la gestione delle informazioni al termine della trattativa o della collaborazione.
Cosa accade ai documenti trasmessi?
Devono essere restituiti?
Devono essere distrutti?
Possono essere conservati per obblighi di legge, compliance interna o esigenze difensive?
Che cosa accade alle copie digitali, ai backup, alle email, agli allegati e ai file condivisi tramite piattaforme cloud?
Una clausola standard difficilmente governa questi aspetti con sufficiente precisione.
Eppure, nella pratica, la conservazione incontrollata di file, disegni, elenchi clienti o documenti riservati può rappresentare uno dei principali rischi per l’impresa.
La gestione finale delle informazioni dovrebbe quindi essere disciplinata in modo coerente con il tipo di rapporto e con gli strumenti concretamente utilizzati dalle parti.
Il quinto errore: pensare che il know-how si protegga da solo
Molte imprese parlano di know-how come se la semplice importanza dell’informazione fosse sufficiente a garantirne la tutela.
Non è così.
Le informazioni aziendali riservate devono essere trattate come tali.
Questo significa adottare misure contrattuali, organizzative e operative idonee a dimostrare che l’impresa ha effettivamente gestito quelle informazioni come patrimonio non pubblico.
Un NDA può essere uno strumento utile, ma non basta se l’impresa condivide documenti senza controllo, non limita gli accessi, non traccia i file, non distingue tra informazioni interne e informazioni liberamente divulgabili, non aggiorna i contratti con collaboratori e fornitori o non disciplina l’utilizzo dei materiali consegnati.
La riservatezza, quindi, non è solo una clausola.
È anche un metodo di gestione delle informazioni.
NDA, contratti e sviluppo prodotto
Il tema diventa particolarmente delicato quando l’impresa coinvolge soggetti esterni nello sviluppo di un prodotto, di un software, di un packaging, di un progetto grafico, di un prototipo o di una soluzione tecnica.
In questi casi, la riservatezza dovrebbe essere coordinata con altre previsioni contrattuali.
Occorre verificare, ad esempio, chi sarà titolare dei diritti sul materiale creato, chi potrà utilizzare i file sorgente, se il fornitore potrà riutilizzare soluzioni simili per altri clienti, se i materiali potranno essere inseriti in portfolio, se la collaborazione comporta accesso a know-how interno e se sono previste limitazioni all’uso delle informazioni ricevute.
Se questi aspetti non sono regolati, l’impresa rischia di accorgersi troppo tardi che il problema non era solo la divulgazione dell’informazione, ma anche il suo utilizzo.
Il modello può aiutare, ma non sostituisce la valutazione
Un modello di NDA può essere utile come punto di partenza.
Può aiutare a ricordare alcuni temi ricorrenti: definizione delle informazioni riservate, durata dell’obbligo, divieti di divulgazione, restituzione dei documenti, responsabilità in caso di violazione.
Ma il modello non conosce la funzione economica del rapporto.
Non sa se l’impresa sta trattando con un potenziale concorrente, con un fornitore strategico, con un consulente occasionale, con un partner industriale, con un investitore o con un distributore.
Non sa quali informazioni verranno condivise, quale valore abbiano, quanto siano replicabili, chi potrà accedervi e quale danno potrebbe derivare da un uso non autorizzato.
Per questo l’NDA, come ogni contratto d’impresa, dovrebbe essere costruito a partire dal rischio concreto.
Il documento è la conseguenza dell’analisi, non il suo sostituto.
Conclusioni
Gli accordi di riservatezza non dovrebbero essere trattati come allegati formali o clausole di repertorio.
Sono strumenti di protezione del patrimonio informativo dell’impresa.
Un NDA efficace non si limita a dichiarare che le informazioni sono riservate. Deve chiarire quali informazioni sono protette, per quale finalità possono essere utilizzate, chi può accedervi, cosa accade alla fine del rapporto e come si coordinano gli obblighi di riservatezza con gli altri aspetti contrattuali.
Per molte PMI, questa verifica è essenziale.
Il rischio non è soltanto che un’informazione venga divulgata. Il rischio è che dati, documenti, progetti, file, conoscenze tecniche e informazioni commerciali vengano utilizzati fuori dal perimetro per cui erano stati condivisi.
Per questo, prima di trasmettere informazioni rilevanti a terzi, non basta chiedersi se esista una clausola di riservatezza.
Occorre chiedersi se quella clausola sia realmente adeguata a proteggere ciò che l’impresa sta mettendo a disposizione.
POLARIS assiste le imprese nella predisposizione e revisione di NDA, clausole di riservatezza e contratti con fornitori, consulenti, collaboratori e partner commerciali, con particolare attenzione alla tutela del know-how, dei beni immateriali e delle informazioni aziendali riservate. Scopri di più.
